「電話代行サービスと秘書代行サービスの違いって何？」

「電話に関して困っていて、電話代行か秘書代行かどちらかのサービスを使いたい」

「電話代行・秘書代行それぞれでおすすめのサービスを知りたい」

電話代行サービスと秘書代行サービス。どちらも似た言葉ではあれど、その中身には違いが多々あります。

また読者の方が電話にどのような悩みを抱えているか次第で、どちらのサービスを選ぶべきか分かれてきます。

本記事では、

• 電話代行サービスと秘書代行サービスの違いについて、
• 電話についての悩み次第で変わってくる「どちらのサービスを選ぶべきか」
• 電話代行サービス11選&秘書代行サービス5選

などについて解説いたします。

電話代行サービスと秘書代行サービスの違いとは

そもそも電話代行サービスと秘書代行サービスにはどのような違いがあるのでしょうか。

大きな違いとしてはとりあえず、「電話代行は主に電話のやり取りを手掛け、秘書代行はそれに加えて事務関連の業務も行う」と覚えておきましょう。

電話代行サービスについて

電話代行は、電話の応対を外部に委託するもので、提供する業者によって内容が変わることがあります。例として、購入や問い合わせなどの電話の受け答えから、新規顧客獲得のための電話活動まで様々です。

外での業務が主な会社や昼の電話対応、小規模な店の電話受け付けなどで使われることが多く、テレワークの増加で利用する会社が増えています。

電話代行サービスで代行できる作業は以下の通りです。

適切に電話対応を実施

まず、適切な電話の対応を行ってくれるサービスです。電話代行の役割は、ただ電話を取るだけでなく、情報を共有し、状況に応じて対応します。伝言が入った場合、速やかにメール・電話・チャットツールなど連絡手段を通じて伝えます。

また、通話は基本的に録音しており、必要に応じて文字起こしや音声ファイルのお客さんへの共有も行います。電話代行サービスを利用すれば、突然の電話で作業を中断することが少なくなり、効率的に業務を進めることができます。

受電する営業電話の管理

次に、営業電話の管理が挙げられます。

例えば、商品やサービスの営業電話がかかってきたとき、

「担当が今、席にいないので、後ほどこちらからかけなおします」

と伝えてくれます。

あるいは「担当の○○ですね、ただいまおつなぎします。」

と返答し、対応をしても良いなら転送、予定が入っていた場合などは先ほどのかけ直しのメッセージのように対応します。

不要な営業電話に毎回応じると、作業の効率が落ちることがあるので、電話代行サービスを利用すると、業務に専念することができます。

注文や問い合わせの電話対応

また、注文や問い合わせの電話対応も重要です。企業に届く電話には、商品の注文やサービスに関する質問が多くあります。これらの「コールセンター」としての顧客対応や受注の業務も、電話代行の主な仕事として行われます。

秘書代行サービスについて

電話代行は、先ほど述べたように電話応答を中心としたサービスですが、秘書代行は範囲を拡張して提供されるサービスで、スケジュールなど予定の管理や旅行の手配、メールの管理やドキュメントのサポートなど、多岐にわたる業務をカバーしてくれます。

そのため、電話代行は純粋に電話の対応に焦点を当てていると言え、

秘書代行は電話以外の補助的な業務もサポートする代行サービスと定義できます。

なお、業界内では「電話代行」と「秘書代行」の名前が混同されて使われることもあるので、具体的なサービス内容を正確に知りたい場合、

提供会社に詳しく問い合わせることをおすすめします。

選ぶべき電話代行サービス会社の特徴

採用をおすすめする電話代行サービス会社の特徴としては以下の様なものがあります。

オペレーターの品質がしっかりとしている

オペレーターが電話に出る時、相手はその人を企業の社員だと考えます。だから、オペレーターの対応の良し悪しは、会社の印象に影響を与えることとなります。

良くない対応をすると、会社の評判を下げるリスクがあります。

したがって、電話代行サービスを選ぶ時は、そのサービスの過去の実績や口コミなどをチェックすることが大切です。

良くない感想があったり、問題が起きているサービスは、選ばないようにしましょう。

また、料金の安い電話代行サービスでは、「在宅オペレーター」が電話代行を行う場合があります。

在宅オペレーターは、主婦やアルバイトの学生等が自分の家など「在宅勤務」で行うオペレーターの事です。

最近、手軽で外出の必要がないため、雇用される側には流行っているこうした電話代行サービスですが、在宅オペレーターが対応する場合、

• 飼っている犬の吠え声が入る
• オペレーターの子どもの遊ぶ声が聞こえる
• 周囲を走るトラックの騒音が入ってくる
• 隣のアパートの住人が言い争っている音が聞こえる

など、企業・法人が「仕事」として電話代行を任せる場合には、非常に危険と言える環境下で電話代行をしているケースもあります。

「周りの環境音」がバレる要因になることが多いので、電話代行に仕事の代行をお願いする場合は、オペレーターがどのような環境下で作業しているかは注意深く聞くべきでしょう。

サービスにかかる料金が品質に見合っている

電話代行サービスの提供内容や価格は、業者によって違います。

したがって、必要なサービスの詳細をはっきりさせ、品質がどうなのかを確認しつつ、自社の課題やかけられる費用などに照らして合う業者を見つけることが重要です。

さらに、価格の詳細も先にチェックして、予算内で収まるか計画することが必要です。後で予算オーバーとなると、ややこしくなります。

確かに、電話代行サービスは人件費などの支出を節約できる一方で、価格設定によっては人件費以上の出費がかかることもあるのです。

AIに電話対応の一部のみを任せている

最近では「ChatGPT」が話題となり、AIによる電話代行サービスが注目されつつあります。

たしかにAIの進歩は目覚ましいものがあり、一部の会社ではAIを本格的に用いた電話代行サービスを展開しているところもあります。

ただ、AIを使った電話代行では「人間」ではない機械が電話対応をするため、たとえ回答が自然であっても、「違和感」を覚えるような応答をしてしまうこともあります。

今はまだ「AI」の技術を使ったツールというのは「様子見」すべき段階です。

したがって、録音の文字起こしなどお客さんに接しない部分でAIを使う程度の利用をしている企業はおすすめできますが、電話代行全体でAIを使っている会社には慎重になるべきでしょう。

選ぶべき秘書代行サービス会社の特徴

対して、導入をすべき「秘書代行サービス」を提供する会社には以下の様な特徴があります。

「秘書」寄りか「電話」よりかを見極める

秘書代行サービスを自称するサービスでは、先述の通り「電話代行」と「秘書代行」の名前が混同されて使われることもあります。

したがって、実際に事務所にスタッフが来たりして、電話のみならずメール・書類作成の補助、スケジュールの管理をする「秘書寄り」の秘書代行サービスなのか、

きちんとした秘書らしい「電話対応」をする「電話寄り」の秘書代行サービスなのかを見分ける必要があります。

後者の「電話寄り」の秘書代行サービスの場合、先ほどの「選ぶべき電話代行サービス会社の特徴」を参考にして、秘書代行サービスを選ぶとよいでしょう。

秘書寄りのサービスの場合: 費用について

秘書寄りの代行サービスを利用する際には、継続的な依頼が前提となることが多いです。長期にわたる予算計画を立て、それを基に業者を選ぶことが重要です。

業者によっては様々なプランやオプションが用意されていることがありますので、必要なサービス内容や予算に応じて選ぶことが大切です。

秘書寄りのサービスの場合: セキュリティの確保

選定時に見落としがちなポイントが「セキュリティ」です。秘書業務を通じて、クライアントや取引先の個人情報を扱う機会が多いため、セキュリティ対策が万全であることが求められます。

情報漏洩が起こった場合、その影響は計り知れません。業者のセキュリティ対策を事前にしっかりと確認しましょう。

個人情報保護に関するPマークを取得していることは、セキュリティ対策がしっかりとされている証拠となります。

Pマーク認証を取得している業者を選べば、より安心してサービスを利用することができます。

秘書寄りのサービスの場合: 実績の確認

最後に確認すべきは業者の実績です。

どれだけの企業がサービスを利用しているのか、継続率はどの程度かをチェックし、信頼性を確認しましょう。

また、どの業界や業種での実績があるかも合わせて確認することで、自社に合った業者選びが可能になります。

おすすめの電話代行サービス11選

本章では、おすすめの電話代行サービス11選をご紹介します。

オフィスのでんわばん(株式会社バルテック)

■特徴

• クラウド電話との組み合わせでコールセンターに内線で取次
• 業界初！取次料、転送料が無料
• 専用システムで在席状況(在席、外出、離席など)を設定
• 通話内容はすべて録音し確認可能。トラブルを防ぎます。

株式会社バルテックの「オフィスのでんわばん®」はクラウドPBXを利用した電話代行サービス。専用システムに社員ごとの在席状況を入力し、ステータスを見て電話取り次ぎや、チャットでの連絡をします。

クラウド電話を利用することで他社では必ずかかる転送料金や取次通話料が無料になるため無駄なコストを抑えての運用が可能です。

コールセンターでの通話はすべて録音しているため、報告ミス・聞き漏らしを防止。また、実際の会話を確認できるのでお問合せ時の雰囲気をつかみやすく、商談やクレーム対応の手助けになります。

専用アプリから指定の電話番号を着信拒否に設定できるため、何度もかかってくる電話番号などでコール数を無駄にすることがありません。

出典：『オフィスのでんわばん®』株式会社バルテック　公式HP

　　

あんしん電話当番サービス(株式会社TMJ）

■特徴

• 24時間365日、祝日にも電話受付対応
• 「よくある質問」を５つまで設定し回答してもらうことが可能
• 対応内容は4アドレス、4番号に通知

休日、夜間など24時間365日電話代行利用者の要件に合わせて電話受付を代行します。電話代行をした電話の用件は即時、担当者に連携するため、大事な電話にも対応可能です。 月に数件からでも利用可能であり、入電数が少ない電話窓口に対する体制を整える必要がなくなります。 また、よくある質問については5つまで設定ができます。そのほかの質問については折り返しで案内をします。対応内容はメール、電話共に4番号、4アドレスに通知することが可能です。

出典：出典：「株式会社TMJ」公式HP

CASTER BIZ(株式会社キャスター)

■特徴

• 1/100もの高倍率を通過した優秀な社員のみが在籍
• Slackやチャットワークでも連絡が可能
• 経理・人事・採用なども対応

CASTER BIZ（キャスタービズ）は、大企業の利用経歴も多数あり、クオリティ定評のあるオンライン秘書サービスです。1/100もの採用倍率をくぐりぬけた社員のみが在籍し、秘書代行以外にも、日常業務から、オフライン業務まで幅広く対応してくれます。 またSlackやチャットワークなど、よく利用されるコミュニケーションツールから連絡を取ることも可能なため、取りこぼしを防ぐことができます。

出典：出典：『CASTER BIZ』株式会社キャスター公式HP

『e秘書』株式会社ベルシステム24

■特徴

• 35年以上培ってきた豊富な実績とノウハウで、創業から累計24,000社以上の導入実績
• 多言語サービス、24時間オプションも可能
• 小規模なビジネスでも利用しやすい手頃な月額料金

e秘書は、ベルシステム24が提供する電話代行サービスであり、コールセンター運営・電話代行のリーディングカンパニーとして、35年以上培ってきた豊富な実績および代行手法で、創業開始から累計24,000社以上の導入実績を誇ります。 高い品質に加えて、小規模なビジネスでも利用しやすい手頃な月額料金のため、多言語サービスをはじめとする豊富なオプションが売りです。

出典：『e秘書』株式会社ベルシステム24公式HP

オーダーメイド型電話代行(電話代行サービス株式会社)

■特徴

• 電話代行業者として30年の実績
• 専用の電話番号も用意可能
• 電話代行、通販受付代行、夜間休日などにも対応

「オーダーメイド型電話代行」では、30年以上もの実績ある電話代行サービスの経験を踏まえて、不動産や水道修理といった、お客様からの電話問い合わせが必須になる業界でも、業種特有の要求を満たせる電話代行を提供しています。クレーム対応や求人受付など、特殊なニーズにも、長年蓄積された電話対応スキルをもって着実にサポートしています。

出典：『オーダーメイド型電話代行』電話代行サービス株式会社公式HP

ウィルオブ・ワークの電話代行(株式会社ウィルオブ・ワーク)

■特徴

• 20年以上の実績を持つコールセンター業界の専門家
• 内部監査制度を用いたコンプライアンスとリスクマネジメントの徹底
• 高知・山形・郡山の地理的利点を活かしたコスト効率の良い運営

ウィルオブ・ワークの電話代行サービスでは、コールセンター業務に長く従事してきたオペレーターが多く在籍しており、あらゆる業種に対応できる豊富な運用実績を持っています。また、高知、山形、郡山といった「地方」に設置されたコンタクトセンター専用施設の運用により、直接雇用の社員による高品質、しかし低コストの電話代行サービスを提供。

出典：ウィルオブ・ワーク公式HP

なごみ系の電話代行サービス(株式会社シンフォネット)

■特徴

• プロフェッショナルでない、自然体の応対
• 本社や営業所からの電話転送対応
• 30日間の返金保証付き

シンフォネットの「なごみ系の電話代行サービス」は、お客さんに寄り添った自然な対応を重視している電話代行サービスです。有料ではありますが本社や営業所からの電話転送にも柔軟に対応できるほか、勧誘や営業の電話はコール数に含まれないので、無駄なコストを抑えることができます。重ねて、30日間の返金保証があり、安心してサービスを利用することも強みと言えます。

出典：シンフォネット公式HP

株式会社ワールドオフィス

■特徴

• 35年以上の豊富な経験と10,000社以上の契約実績
• 休日や休憩時間でも利用可能
• 受付内容のデータ入力サービス提供

ワールドオフィスは、あらゆる業種の企業や医療系クリニックに不動産管理業務代行、総合の窓口、イベント事務局まで幅広い顧客に対応。特に、起業して間もない個人事業主の方々からも「本業に専念できる」と高い評価を受けているのもポイント。35年以上の実績と10,000社以上の契約実績を持ち、電話番号の貸し出しや英語対応など、豊富なオプションサービスが魅力です。

出典：ワールドオフィス公式HP

株式会社インターコード(インターコードの電話代行)

■特徴

• カスタマーセンターや予約受付の代行も対応
• 電話番号の貸し出しサービスあり
• 熟練のスタッフが高品質なサービスを提供

インターコードでは、厳格なトレーニングと定期的な研修を受けたスタッフが電話応対を行うため、お客様に安心と信頼を提供できます。カスタマーサポートや予約受付など、多岐にわたる電話代行サービスを利用することが可能です。また、電話番号の貸し出しも行っており、電話回線の工事が難しい場所でもスムーズにサービスを開始できます。

出典：インターコード公式HP

株式会社オフィスジャパン(オフィスジャパン)

■特徴

• 報告は通常時メールやFAX、緊急時は電話で行います
• 年中無休で24時間対応可能

オフィスジャパンでは、専門のオペレーターが研修を受け、土日祝日を含む24時間体制で電話対応を行います。これまでに法人や個人事業主を含む約18,000件以上の導入実績があり、創業から26年の信頼と実績があります。

出典：オフィスジャパン公式HP

キャスティングロード株式会社(コールセンターアウトソーシング)

■特徴

• コールセンターの迅速な立ち上げが可能（最短5日）
• 幅広いコールセンター業務の委託が可能
• 地方拠点を利用してコスト効率良く運用可能

「コールセンターアウトソーシング」の電話代行サービスを提供しているキャスティングロード株式会社は、20年以上もの豊富な経験から、お客さんのニーズに合わせた電話代行サービスを提供しているのが特徴です。新規コールセンター立ち上げから運用のサポートまで、一気通貫でサポートが可能です。また、オペレーターを常に募集・育成・実戦導入しているため、迅速な対応が可能であり、地方拠点を利用した電話対応によりコスト削減も実現しています。特に、小規模な運用からコールセンターを始めたい企業にはいいかもしれません。

出典：キャスティングロード株式会社公式HP

大阪の方にオススメ！: 電話秘書代行サービス(BAレンタルオフィス大阪本町)

■特徴

• レンタルオフィス入居者への電話を代理で一次受付け
• 折り返しが不要で、録音データも提供
• 転送・取次無料の電話秘書代行サービス

「BAレンタルオフィス大阪本町」は「個人での新規事業立ち上げ、企業のサテライトオフィス、リモートワーク用セカンドオフィス」向けに大阪は本町でレンタルオフィスを提供しています。レンタルオフィスのみならず、電話秘書代行サービスも展開。レンタルオフィス入居者への電話に対して代理で一次受付けをするほか、転送・取次無料の「クラウド電話」を利用した電話秘書代行サービスのため、折り返し電話で対応する必要はありません。録音データも提供しており、オペレーターまたはAIでの録音データの文字起こしも対応しています。

出典：BAレンタルオフィス大阪本町公式HP

おすすめの秘書代行サービス5選

本章では、おすすめの秘書代行サービス5選をご紹介します。

ビジネスアシスト(株式会社ビジネスアシスト)

■特徴

• 全スタッフが、秘書検定を取得した正社員
• Slack、Chatwork、LINE、メールなどから報告方法を選択可能
• ビジネスの種類や部署によって最適な電話対応を行う

折り返し案内だけでなく、ビジネスの種類や部署により対応内容をカスタマイズすることが可能なほか、内容を判断して取次先を変えたり、チャットツールで連絡をしたり、営業電話のフィルタリングをしたりすることなども可能です。業界固有の専門用語にも対応できるため、業種を問わず質が高い電話対応が期待できます。
30日間の無料トライアルが可能なようです。

出典：『ビジネスアシスト』株式会社ビジネスアシスト公式HP

フジ子さん(フジア株式会社)

■特徴

• 必要なときに必要なだけ業務を任せられる
• 業界水準のおよそ半額の値段設定
• ハイレベルなアシスタントが、遠隔で業務をサポート

「フジ子さん」は、オンラインで利用できる高品質なアシスタントサービスを提供しています。経験豊富なプロフェッショナルなアシスタントが、遠隔地からでも業務をしっかりとサポート。コスト面での不安も解消されるよう、業界水準に比べて非常にリーズナブルな価格でサービスを提供しています。経理や人事、総務、WEB運用など、様々な業務を「必要な時に必要なだけ」依頼することが可能です。

出典：『フジ子さん』フジア株式会社公式HP

秘書センター(秘書センター株式会社)

■特徴

• 24時間365日対応。
• 7日間以内の全通話内容を録音
• コールに応じた課金体制で無駄なコストを削減

「秘書センター」は、分散型コールセンターシステムにより、高品質な電話代行サービスを比較的安い価格で提供。利用コール量に比例して料金が変動するため、コストパフォーマンス良くサービスの利用が可能です。重ねて、全ての通話内容は7日間保存され、注文ミスなどのリスクを極力排除。カスタマイズ可能な報告形態も提供されており、ビジネスのニーズに合わせてサービスを利用することができます。

出典：『秘書センター』秘書センター株式会社公式HP

電話秘書サービス(株式会社テレコメディア)

■特徴

• 30年以上の豊富な経験を持つ
• 各種認定取得による高セキュリティ
• 多言語対応のコールセンター

テレコメディアの「電話秘書サービス」は、30年以上の豊富な経験に加え、プライバシーマークにISMS認証を取得しているため、セキュリティ面で強いのが特徴。重ねて、複数言語対応のコールセンター業務に加え、データベース作成や申込書入力、DMや資料発送などのあらゆる事務業務も料金は追加でかかりますが提供しています。

出典：テレコメディア公式HP

秘書寄りのサービス:秘書代行(株式会社クライアントパートナーズ)

■特徴

• スケジュール管理・秘書兼通訳・メール対応・資料作成・経理人事周りサポート・商談orアポイント同行まで幅広い対応範囲
• 年齢層の幅広い&英語対応可能なスタッフが在籍
• 単発・長期どちらも可能&見積もり完全無料

クライアントパートナーズの「秘書代行」サービスは、個人事業主から大手企業まで幅広く対応しスケジュール管理・言語通訳・メールの対応・資料編集など多岐にわたる業務をサポートします。幅広い年齢層とあらゆる技能を持つスタッフがおり、短期・長期の依頼にも臨機応変に対応。プライバシーももちろん厳守されます

出典：株式会社クライアントパートナーズ公式HP

電話代行サービス・秘書代行サービスを選ぶ際の注意点

電話代行サービス・秘書代行サービスを選ぶ際はどのようなことに気を付けるべきなのでしょうか。それぞれ、以下の様なポイントに気を付けて選ぶと良いでしょう。

電話代行サービスの場合

電話代行サービスを選ぶ際のポイントを確認します。

• どんな方法で通話内容を知らせてくれるか
• クラウド電話との結びつき
• 通話転送の料金の存在
• 対応可能な時刻と電話の数量
• 会話の録音ファイルが得られるか

詳しく見ていきましょう。

どんな方法で通話内容を知らせてくれるか

サービスごとで、どんな方法で通話の概要を教えてくれるかは異なります。いくつかは全てのディテールをメールやチャットツールで共有してくれるところもあれば、特定の連絡先だけを直接つないでくれるところもあります。何を優先するか、どう区別するかにより、作業の効率化が図れます。

クラウド電話との結びつき

どこでも通話が可能な「クラウド電話」が組み込まれている電話代行なら、コールセンターと企業の間の通話は内部的なものになり、追加料金がかからないです。さらに、同じビジネスナンバーでの通話になるため、電話代行を使用していることが相手に分からないので安心できます。

通話転送の料金の存在

通常、ビジネスにかかる電話はNTTのボイスワープ機能などを使って電話代行への転送が行われ、費用は企業が持つことが一般的です。

多量の電話対応の代行をお願いする場合、費用も比例して高くなります。

クラウド電話と連携したサービスなら、転送料金が無料なためおすすめです。

対応可能な時刻と電話の数量

希望する対応時間や日々の通話量に応じて適切なサービスを選ぶ必要があります。日中のみの対応を求めるなら、比較的リーズナブルな選択ができるでしょう。しかし、常時対応が必要なら、コストもそれに応じて増えることが予想されます。

会話の録音ファイルが得られるか

大多数のサービスは通話の詳細をメールなどで伝えてくれますが、加えて録音も可能なサービスなら細かな要望やニーズの理解、また問題の回避に役立ちます。実際のやりとりを把握でき、問題解決にもつながるでしょう。

また、きちんとした人の手か、高性能なAIで文字起こしをして共有してくれるサービスもおすすめです。

秘書代行サービスの場合

秘書代行サービスを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

秘書代行サービスの費用対効果があるか

最初に、自社の電話対応に関する経費を計算してみてください。電話対応にかけている費用を基準に、代行サービスの価格と提供内容を比較しましょう。

ただし、安いと品質が悪いこともあるため、価格だけで選ばないよう心がけることが大切です。

対応の品質と専門知識・ノウハウがしっかりあるか

代行サービスを使うと、彼らのスタッフが自社の代表として働くことになります。したがって、彼らの質や研修内容を知ることは重要です。業界での経験や実績も確認ポイントとして考慮しましょう。

「情報」の安全対策について確認

企業の情報を代行会社に渡す際の安全対策は欠かせません。PマークやISMSの取得状況、そしてスタッフの情報保護に関する研修の内容や回数をチェックすることで、信頼できる代行サービスを選ぶことができます。

事業の継続性

非常時にも業務を続ける計画や対策を持っているか、というのも大切なポイントです。特に最近は、自然災害や病気の蔓延による影響が増えています。そのため、どのように非常時に対応するのか、代行会社の方針を知ることが必要です。

営業とのやりとり

秘書代行サービスの利用は一度きりではなく、長期的な関係になるでしょう。そのため、営業担当者とのコミュニケーション能力も評価基準として考えるべきです。納期や要望にしっかりと対応してくれるかどうかを確認することが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

電話代行サービス・秘書代行サービスの導入に悩まれる企業の方の一助となれれば幸いです。