電話代行サービス会社に支払う料金の勘定科目はどう決める？

「電話代行サービスの利用料金をどの勘定科目にすべきなんだろう…」

会社で電話代行サービスを利用したいと思った際、支払いになんの勘定科目を適用すべきかを考えて決定することが必要になります。

もし事前に明確な指示がなければ、勘定科目の選択に迷うこともあるでしょう。多くの社内の人間が関わってくる事柄ゆえ、円滑に処理できる勘定科目の設定が重要です。

本記事では、勘定科目の主要な区分と「なぜ必要なのか」について理解を深め、適切な決定をするためのポイントを解説いたします。

電話代行サービスの勘定科目を決める方法

会社の収支を記録する際、金銭の流れを整理するために勘定科目と呼ばれる分類が用いられます。分類を理解し適切に用いるためには、まずその種類について知っておくことが重要です。

基本的な勘定科目の種類

大まかに分けて、勘定科目は「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5カテゴリーに分類されます。資産には現金や銀行預金、手形や不動産などが含まれ、負債は返済を必要とする借金や支払い義務を指します。純資産は、企業の運転資金としての資本金や準備金などを表します。

電話代行の会社に支払う勘定科目とは

電話対応の委託・代行に伴う支払は基本、「外注費」もしくは「支払手数料」の勘定科目の分類で呼ばれることが多いです。「通信費」としばしば混同することがありますが、電話委託にかかる費用と普通の電話料金を一緒くたにすると曖昧になります。

電話の「委託」ゆえに外注費として考えるのが良いでしょう。

社内の電話代等は「通信費」

社内での通話やネット使用が続く場合、関連する支出は「通信費」として扱われることが一般的です。固定電話や携帯電話の料金、インターネット利用料が含まれ、切手や受信料も同じく計上されます。通信に関する支出は、通信費に限定されることが多いです。

誤って他の費用をここに含めないように注意が必要です。例えば、機器の購入やリース料は、「消耗品費」や「リース代」として、切手を必要としない郵便物は「消耗品費」、収入印紙は「租税公課」として、祝電や弔電は「接待交際費」または「福利厚生費」に振り分けるべきです。これらの区分を明瞭にすることで、混乱を避けることができます。

電話代行サービス会社に払う分は「外注費」

外部の業者に通話業務を任せた際の費用は、「通信費」として処理すると考えがちですが、実際には「外注費」として区分するのが適当です。

最近では、さまざまな業務を外部に依頼することが増えており、それらを細かく分けると作業が煩雑になる恐れがあります。財務処理では、適正な勘定科目への分類が求められる一方で、過度に細分化しないことも肝要です。外注に関する費用を「外注費」で一括して管理することで、計算の手間を省くことが可能になります。

勘定科目の設定は自由に可能

勘定科目の設定に関しては、法的に厳密な規定は存在しません。自由です。

したがって、異なる企業間で同様の経費でも異なる科目で管理されることがあります。

ただ、勘定科目を使用する際は、明瞭さ・潔白さが重要です。というのも社内のみならず、税務の専門家や税務署員が閲覧することも考えられるためです。

同じ経費に対して一貫した勘定科目の使用も必須です。経理担当者の変更があっても、使用する勘定科目が変わらないように、内部で共有することが大切です。

さらに、長い間経理業務に携わっている方は、新たな職場で以前の勘定科目を適用してしまうこともあるため、各企業の規定を把握し遵守することが求められます。

「支払い手数料」「雑費」に含むやり方も

確定申告の際は、「支払い手数料」「雑費」として計上するやり方もおすすめです。

支払い手数料というのは、企業運営の過程で取引きを行う際にかかる各種手数料や、サービス提供者への報酬などの支払いをさします。通常、消費税の対象となる費用です。

支払い手数料には以下のような費用が含まれます。

銀行からの送金時に必要な料金
商品代金の代金引換時に生じる料金
各種公的書類を取得する際に発生する料金
仲介業者を通じた取引の際の料金
事務処理に関わる料金
会員登録や類似のサービスへの申し込み時に必要な料金
契約を終了する際にかかる料金

電話代行は、御社の従業員に代わり電話応答を行うサービスを指します。

しかし、こうした「代行サービス全般」に関わる経費が必ずしも「支払い手数料」に該当するわけではありません。

例えば、忘年会で多量のアルコールを摂取し、酔いが回ったAさんが自動車での帰宅を断念し、その日は自動車を会社に置いた上で、運転代行サービスを活用して帰宅したケースを考えます。

運転代行の費用は「旅費交通費」として処理されることになりますが、「交際費」として処理することも可能です。

この事例からも明らかなように、代行サービスにかかる経費や手数料を一概に「支払手数料」と分類するわけではないのです。

「雑費」という考え方も

支払い手数料のほかに「雑費」という選択肢もあります。雑費とは、金額が比較的少なく、他の勘定科目には当てはまらない支出に適用される科目です。主に、通常の業務運営で頻繁には発生しないが、たまに出てくるような支出がこれに該当します。

法的な規定で絶対的な基準があるわけではないので、個々の事業主が状況に応じて、「支払手数料」か「雑費」かを判断し、割り振ることが可能です。

電話代行サービスでも勘定科目を決める必要があるのはなぜ？

勘定科目を電話代行サービスを契約する上でも定める必要があるのはなぜでしょうか。

以下の様な理由から、必要性があるといえます。

経営分析のためには「勘定科目」は役立つ

まず、「勘定科目」は経営分析のために重要な要素と言えるからです。

かねてより、勘定科目で正しく分類しておいた経費のデータは、経営分析のための重要な情報源となります。どの部門がどれだけのコストを使用しているかを把握することは、経営判断のためには非常に重要です。

とりあえず、電話代行から「勘定科目」というものを考える機会を作って、そこから色々な方面の料金・経費について、同じように考えていけば、他社に差を付けれるような「経理力」を付けられるでしょう。

電話にかかる人件費を「外注費」にできる

電話代行サービスを活用すれば、新規にスタッフを採用する代わりに、外部の業者に業務を任せることによって、人件費の代わりに「外注費」として経理処理が可能になります。

事務職の従業員を新たに採用した場合に比べ、電話代行サービスを利用することによって、人件費を気にする必要がなくなり、経費を大幅に抑えることができるのです。

勘定科目を決めれば会社のお金の出入りのやり方が簡単に

オフィスでは、日常的に多様な金銭のやり取りが行われます。一ヶ月の収入と支出を追うと、管理は複雑になります。

例えば、スタッフへの給料や移動費用の支払いがあり、貯金や借入れがある場合は金利が発生します。また、仕入れた商品の費用や、販売から得られる収益も生じます。

通話業務の委託に関しての毎月の支払いも、企業の財務活動の一環となります。

緻密な帳簿管理が煩雑であっても、怠れば、資金がどのように流れているか把握が困難になることがあります。

財務の透明性を保つためには、勘定科目による明確な記録が求められます。

勘定科目で費用を適切なカテゴリに分類しておけば、財務報告の正確性が保たれ経営者や株主に対して、企業の財務状態を正しく報告することができます。

内部統制の強化にもつながる

勘定科目によって費用を分類する事は、内部統制の一環にもなります。不正防止やミスの検出、責任の所在を明確にすることができます。

「電話代行」という窓口から入って、他の経費などの勘定科目を考えるようになれば、会社や部署が内部統制に真摯に向き合うきっかけになるかもしれません。

注意点やポイント

法的には勘定科目を自由に設けることに制限はないものの、会社内の定められた規則に従うことが必要です。一旦勘定科目を作ると、変更するのは容易ではないので、新しい科目を作る際には「理解しやすさ」を優先するべきです。

規則・細則など会社のルールを守る

各企業には勘定科目に関する独自のルールが存在することがあります。

既存のルールがある場所では、既存のルールに基づき、勘定科目を選ぶ必要があります。特に、違う職場間で同じ勘定科目が異なる内容を指していることに注意が必要です。転職先で、以前と同名の勘定科目が異なる内容を指していることがないか確認することが重要です。例えば文房具の購入は一般的には消耗品費に入りますが、他の場所では備品として扱われることもあります。